Effizienzgewinn dank digitaler Spesenabrechnung

3. März 2023

«Digitalisierung» geistert seit Jahren als Schlagwort herum. Was muss man sich darunter vorstellen? Nehmen wir das konkrete Beispiel einer App, die den Prozess der Spesenabrechnung wesentlich erleichtert.

Wenn vom Justiz- und Sicherheitsdepartement gesprochen wird, denken viele zuerst an die operativen Bereiche wie Rettung, Kantonspolizei oder Bevölkerungsdienste und Migration. Der Bereich Services wird weniger stark wahrgenommen. Das liegt an dessen Rolle: Als Dienstleister innerhalb des Justiz- und Sicherheitsdepartements schafft Services die Voraussetzungen dafür, dass die operativen Bereiche wie Rettung, Kantonspolizei oder Bevölkerungsdienste und Migration ihre Arbeit effizient verrichten können. Zum Bereich Services gehört unter anderem die departementale Informatik, aber auch weitere Abteilungen mit Querschnittthemen wie das Personalwesen des JSD, Beschaffungen, Facility Management oder Finanzen und Controlling.

Die Abteilung Informatik hat für Services nun eine App (Yokoy) eingeführt, die den Prozess des Spesenabrechnung effizienter gestaltet. Was als Spesen gilt, ist in der entsprechenden kantonalen Spesenverordnung festgehalten. Bisher erfolgte die Abrechnung durchgehend auf Papier. Mit Unterstützung der App kann dieser Prozess komplett digitalisiert und optimiert werden. Die Effizienzsteigerung leitet sich vom hohen Automatisierungsgrad der Lösung ab: Es sind weniger manuelle Eingriffe nötig, die Durchlaufzeit wird reduziert und die am reglementierten Prozess beteiligten Personen werden dadurch entlastet. Als weiteren angenehmen Effekt einer Digitallösung erhöht die Verwendung der App die Nachvollziehbarkeit der Spesenanträge und erleichtert damit die Revision.

Für die Nutzerinnen und Nutzer ist die App selbsterklärend. Sie können auf ihrem Smartphone jederzeit den Prozess starten und werden währenddessen durch die einzelnen Schritte geführt. Mit der App kann die Spesenabrechnung in sekundenschnell erstellt werden: Die Spesen-Quittung wird fotografiert und der von der App erstellte Spesenbeleg zur Genehmigung an die Vorgesetzten eingereicht. Nach der ebenfalls digital erfolgten Genehmigung durch die Vorgesetzten werden die Spesen anschliessend mit dem nächsten Lohnlauf dem Mitarbeiter zeitnah zurückvergütet.

Das Schlagwort «Digitalisierung» bringt also im konkreten Einzelfall viele Vorteile mit sich: Die Bevölkerung profitiert von einer effizienteren Verwaltung und der erhöhten Kostentransparenz, die Mitarbeitenden erhalten moderne Arbeitsmittel, um ihrer Arbeit nachzugehen, und die Arbeitgeberin steigert dadurch ihre Attraktivität auf Arbeitnehmer.