Was Sie schon immer über Beglaubigungen wissen wollten

27. Oktober 2021

Zugegeben: Es gibt Aufregenderes als eine Beglaubigung. Dennoch gibt es zu diesem Thema Wissenswertes, das in der entsprechenden Situation das Leben vereinfachen kann. Da Privatpersonen selten eine Beglaubigung brauchen, wissen die meisten kaum, was eine Beglaubigung ist und wozu sie dient - oder wo Beglaubigungen eingeholt werden können: Das Beglaubigungsbüro des Kantons Basel-Stadt befindet sich im Passamt an der Spiegelgasse 6 in Basel.

Was genau sind Beglaubigungen?
Eine Beglaubigung ist die Verifikation von Unterschriften oder von Dokumenten, sprich von Kopien der Originaldokumente. Diese beiden Dienstleistungen werden im Beglaubigungsbüro angeboten.

Wozu dienen Beglaubigungen bzw. was muss beglaubigt werden?
Die Gründe sind sehr unterschiedlich. Oft werden Beglaubigungen benötigt, wenn sich jemand die Pensionskasse auszahlen lassen will. Der/Die Ehe- bzw. Lebenspartner/in muss damit einverstanden sein und den Antrag unterschreiben. Die Unterschrift wird beglaubigt.

Auch für den Eintrag ins Handelsregister muss man eine beglaubigte Unterschrift abgeben. Diese gilt danach als Musterunterschrift fürs eingetragene Geschäft.

Wie geht das Beglaubigen einer Unterschrift vor sich?
Die Kundschaft kommt ins Beglaubigungsbüro und muss vor Ort das besagte Dokument unterschreiben. Die Fachperson bestätigt die Echtheit der Unterschrift, also, dass es wirklich diese Person war, die vor Ort unterschrieben hat. Sie tut dies, indem sie nach dem Unterschreiben einen Stempel aufs Dokument setzt und ebenfalls unterschreibt.

Wie wird eine Kopie beglaubigt?
Es wird beglaubigt, dass das vorliegende Original und dessen Kopie den gleichen Inhalt haben, also beide deckungsgleich sind, z.B. die Kopie einer Todesurkunde, eines Passes oder einer Identitätskarte. Die beiden Dokumente werden verglichen oder das Beglaubigungsbüro erstellen selber die Kopie, was jedoch zusätzlich kostet. Die Fachperson des Beglaubigungsamts kann jedoch nicht sagen, ob die Vorlage eine Fälschung ist oder nicht.

Wie lange dauert eine Beglaubigung für die Kundschaft?
Pro Kundin/Kunde sind ca. 10 Minuten eingeplant. Das genügt meistens.

Gelten die Beglaubigungen auch im Ausland?
Ja, daher werden sie je nach Bedarf in folgenden Sprachen vorgenommen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Portugiesisch.

Wer ist die Kundschaft?
Privatpersonen brauchen Beglaubigungen vor allem fürs Handelsregister oder wenn sie eine Vollmacht ausstellen wollen. Auch die Unterschriften von Übersetzern, deren Namen hinterlegt sind, werden beglaubigt. Die meisten Beglaubigungen werden jedoch für Notariate oder grosse, internationale Firmen vorgenommen.

Was sind Überbeglaubigungen?
Eine Beglaubigung oder eine notarielle Beglaubigung reicht für Angelegenheiten in der Schweiz. Wenn das Dokument jedoch fürs Ausland vorgesehen ist, dann braucht es eine staatliche Überbeglaubigung der bereits vorgenommenen notariellen Beglaubigung. Das heisst, das Beglaubigungsbüro bestätigt im Auftrag des Kantons, dass der entsprechende Notar die Erlaubnis hat bzw. berechtigt ist, eine Beglaubigung auszuführen. Das sind sogenannte Apostillen oder Legalisierungen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Apostille und einer Legalisierung?
Es gibt Länder, die das Haager Abkommen betreffend Apostillen* unterschrieben haben. Diese Länder akzeptieren eine spezielle Art von Überbeglaubigung, die Apostillen. Eine Apostille befreit von der konsularischen Überbeglaubigung. Hat ein Land das Abkommen nicht unterschrieben, braucht es zwar auch die Überbeglaubigung des Kantons, die Person muss jedoch danach mit dem Dokument auf das Konsulat des entsprechenden Landes in der Schweiz gehen. Das Konsulat wiederum muss bestätigen, dass die staatliche Beglaubigung des Kantons rechtens ist. Dieser Schritt entfällt mit der Apostille. Konkret heisst das, dass jemand unter Umständen ein Dokument bis dreimal beglaubigen muss, bevor es gültig ist. Kurz: Wer ein Dokument im Ausland benötigt, braucht eine Überbeglaubigung.

Wie erfährt man, dass man etwas beglaubigen lassen muss?
Das erfährt man von der Behörde bzw. von dem Geschäft, das diese Beglaubigungen fordert. Das heisst, man wird informiert, welche der Unterlagen, die man einreichen muss, zu beglaubigen sind.

Gibt es weitere Stellen, die Dokumente beglaubigen können?
Das Beglaubigungsbüro macht die staatlichen Beglaubigungen; der Notar die notariellen Beglaubigungen. Ein Notar hat mehr Befugnisse. Hingegen kann nur eine staatliche Behörde die Überbeglaubigungen, also Apostillen und Legalisierungen vornehmen. Jeder Kanton hat dafür ein spezielles Büro. Im Kanton Basel-Stadt ist dies das Beglaubigungsbüro. Im Beglaubigungsbüro geht es lediglich um die Beglaubigung von Unterschriften oder Kopien, beim Notar geht es auch um den Inhalt, den es zu beglaubigen gilt. Auch Banken und Versicherungen bieten den Dienst an, eine Kopie zu beglaubigen.

Was ist mit Fälschungen?
Die Mitarbeitenden des Beglaubigungsteams haben eine Grundschulung betreffen Fälschungen bekommen, sind aber nicht spezialisiert darin und daher auch nicht dafür zuständig. Dies ist Sache der Kantonspolizei.

Was kosten Beglaubigungen?
Eine Unterschriftsbeglaubigung kostet 15 Franken, eine Legalisierung ebenso. Eine Apostille* 20 Franken. Eine Kopie kostet 12 Franken für die erste Seite, danach 4 Franken pro Folgeseite. Soll jede separat beglaubigt werden, so kostet jede 12 Franken.

*Apostille: Die Apostille ist eine besondere Art der Überbeglaubigung: Sie garantiert, dass das Dokument im Bestimmungsland ohne weitere Beglaubigung durch die diplomatische oder konsularische Vertretung akzeptiert wird.

 

Weiterführende Links:

- Bevölkerungsdienste und Migration - Beglaubigungen / Legalisationen

- Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung